Case de Sucesso: Koncili e 4K Commerce

Ser empreendedor não é um processo fácil. 

 O mercado econômico exige grandes habilidades e que as empresas tenham excelentes performances de gestão e vendas, estratégias bem estabelecidas e muito foco na visão de onde quer estar nos próximos anos. 

Muitas vezes enfrentamos tantos problemas que a vontade de desistir é maior que continuar tentando, porém, insistir é preciso! 

 Todo esforço é muito bem recompensado quando existe uma boa gestão empresarial, de vendas e muito foco nos objetivos estratégicos da empresa.  

Felizmente estamos em um mundo tecnológico onde existem soluções para diversos problemas e, se ainda não foram desenvolvidas, existem empresas com grande capacidade de criar a solução. 

 Para que os empreendedores consigam ter maior tranquilidade ao gerir suas empresas, existem diversas ferramentas de controle disponíveis no mercado, cada uma com foco específico nas dores de cada gestor. 

Esse foi o caso da 4K Commerce, uma empresa que estava com objetivo de crescer no universo de marketplaces, porém não conseguia analisar os repasses de maneira clara. 

A partir dessa dificuldade de conciliar suas vendas foi que ela conheceu o Koncili. 

História 

A empresa 4K Commerce foi fundada há 5 anos com o objetivo de ser um facilitador de vendas de seus parceiros e clientes no e-commerce, porém os gestores não tinham todo o conhecimento necessário no início desse projeto. 

 Como sempre, iniciar um negócio não é fácil. É preciso conhecimento da área, saber o nicho de mercado e ter estratégias muito bem definidas além de metas bem estabelecidas.  

Esse não foi o caso da 4K nos seus primeiros passos dentro desse grande universo de vendas online. Porém depois de muitas análises, planejamentos e investimentos podemos afirmar que a 4K já é uma empresa de sucesso! 

Dores e dificuldades nas conciliações 

Normalmente pensamos que vender produtos em uma loja física é o mesmo que vender online, basta oferecer o produto e entregar. Infelizmente não é tão fácil assim. 

Luis Vidal, Diretor Executivo da 4K commerce e toda sua equipe precisaram se adequar e aprender a vender online; saber como funcionava esse universo, quais ferramentas estavam disponíveis para administrar as vendas, conciliadores de cartões de crédito, integradores de pedidos, conciliadores de repasses, ERPs, entre outros diversos itens que são necessários para melhorar a performance. 

 Além de saber como se adequar internamente com suas vendas, gestão e financeiro, foi necessário aprender também sobre as regras de negócio dos canais. 

“Era necessário saber a mecânica, quais ferramentas e serviços existiam e como eles funcionavam, qual se encaixava ao nosso modelo de negócio e então fomos atrás, aprendemos e muito e continuamos aprendendo, amadurecemos nossa visão e negócio.” 

Conhecendo o Koncili 

Com o tempo, a empresa cresceu e prosperou de forma que conciliar manualmente se tornou uma dificuldade para o financeiro. 

 Em depoimento para o Koncili, Camila, responsável pelo setor Financeiro cita que “Não havia conciliação real e sim parcial, era praticamente impossível fazer a conciliação manual, principalmente com o aumento das vendas e crescimento.”  

É evidente que a conciliação dos repasse é um processo essencial para o financeiro da empresa, apenas com uma conciliação detalhada é possível saber se está recebendo todos os valores corretos das vendas, as comissões estão sendo cobradas com a porcentagem correta acordada em contrato e também analisar créditos e débitos relacionados à conta cadastrada nos canais de venda.  

As vezes realizar uma conciliação de um repasse de manual pode levar horas, até dias do responsável pelo financeiro, para que ele possa pesquisar os pedidos um a um e certificar que o repasse está correto, sem contar que algumas planilhas podem ser muitos confusas e complicadas de entender. 

 Com o Koncili essa conciliação é automatizada, diminuindo o esforço do usuário e gerando dados confiáveis dos valores conciliados. 

Antes nosso processo era acessar todas as plataformas de Marketplace e verificar as informações. Depois da implantação do Koncili facilitou muito o acesso as informações com maior rapidez, o Koncili nos ajudou a mostrar o problema na raiz e isso facilita muito nos nossos processos.

Solução Koncili 

Muitas vezes na correria do dia a dia realizar a conciliação manual dos repasses acaba sendo adiada e o Seller deixa de analisar os pedidos que pagou em duplicidade, solicitar reembolsos, entender o motivo de algumas cobranças e entre outros repasses que pode acontecer em sua conta. 

Luis Vidal e Camila comentam que passaram por diversas dores com repasses nos marketplaces, havendo perdas nos repasses devido à dificuldade em conciliar manualmente. 

Tivemos muitos problemas com repasses dos marketplaces e acredito que todos que vendem nesses canais também possuem essa dificuldade. 

 E foram essas dificuldades que nos levaram a procurar uma solução como o Koncili e assim conseguir localizar possíveis desfalques sofridos pelos marketplaces. Luis Vidal 

Acredito que nossas maiores dores foram as perdas, tanto pela falta de reembolso e perda de produtos por parte dos marketplaces. Mesmo tendo um acompanhamento manual ainda não era eficaz. Com a entrada do Koncili facilitou localizar essas perdas principalmente de casos mais antigos no quais talvez não conseguiríamos obter resoluções sem a ferramenta. Camila 

Eficácia e eficiência para gestão financeira 

Ao realizar as conciliações com frequência é possível observar no Koncili os pedidos que vieram na planilha de repasse, quais deles tiveram mediação dos canais de venda, se um pedido que foi aberto chamado solicitando reembolso de valores já entrou na conta e entre outros casos. 

 Com isso, é possível criar estratégias de vendas para melhorar a performance de vendas da empresa, como por exemplo saber qual marketplace oferece para a empresa um melhor rendimento, acompanhamento da sazonalidade de vendas ou até mesmo fazer uma observação para saber se deve investir em determinado canal ou deixar de vender. 

As conciliações permitem que a empresa se antecipe ante problemas, para que os responsáveis possam tomar decisões mais assertivas sobre sua empresa e um controle melhor dos recebíveis. 

“Aprimoramos nosso controle e em muitas vezes conseguimos identificar com antecedência essas possíveis perdas em alguns marketplaces, contudo o que não é possível identificar o Koncili está aí para nos ajudar.

Foi através do Koncili que conseguimos recuperar diversas vendas antigas, valores pendentes de reembolso e observar uma melhora significativa no nosso financeiro. ”

Sobre a autora 

Denise Souza é estudante de Administração na UEM e faz parte da equipe de Implantação e Suporte do Koncili.